Cos'è un receptionist virtuale e perché ne hai bisogno?
30 Dic 2022
Cos'è un receptionist virtuale e perché ne hai bisogno?
Ci sono diverse aziende che funzionano con un programma serrato. Potrebbero avere poco o nessun tempo per assistere i propri clienti via telefono, e anche quello 24 ore su 24. Tuttavia, come forse già saprai, la soddisfazione del cliente è una priorità assoluta per far andare avanti la tua attività. Potresti anche perdere un cliente se non viene assistito o non ottiene le risposte a ciò di cui ha bisogno sulla tua azienda. Quindi, devi occupartene per mantenere la tua attività senza intoppi. Se sei in difficoltà e ti stai chiedendo come puoi occuparti dei tuoi clienti gestendo al contempo il tuo programma frenetico, finalmente abbiamo la risposta. Tutto ciò di cui hai bisogno è un receptionist telefonico virtuale per gestire il servizio clienti sul lato telefono/e-mail, in modo da poter utilizzare il tuo tempo per svolgere altre attività.
Un receptionist virtuale, in poche parole, è un servizio B2B che svolge lo stesso lavoro di un receptionist in ufficio. L'unica differenza è che non si nomina direttamente l'individuo come receptionist. Agiscono come un'estensione della tua attività, poiché partecipano alle chiamate, chattano con i clienti via e-mail e persino chat dal vivo sul sito web. Sono anche relativamente più economici rispetto all'assunzione di un receptionist in ufficio e inoltre non hanno bisogno di essere formati da zero perché la maggior parte di loro ha già le competenze e l'esperienza richieste.
5 cose che un receptionist virtuale può fare per te?
Ci sono funzioni di un receptionist virtuale. Alcuni di essi sono elencati di seguito:
Rispondi alle chiamate 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per i tuoi clienti
Probabilmente il più grande vantaggio di assumere un receptionist virtuale è che non devi mai preoccuparti che qualcuno non si occupi dei tuoi clienti. Con loro, puoi essere certo che qualcuno lavori sempre 24 ore su 24 per rispondere a qualsiasi domanda possa avere sulla tua attività. Mentre un addetto alla reception interno si prende una pausa dal lavoro per motivi di salute, vacanze, ecc., Assumere un assistente virtuale significa che puoi avere qualcuno che rappresenta la tua attività per te 24 ore su 24, 7 giorni su 7 o timbrare gli orari di entrata e uscita. Inoltre, non devi preoccuparti di problemi come interruzioni di corrente o disastri naturali perché nessuno di questi influirà sulle grandi agenzie di receptionist virtuali che ti hanno esternalizzato il loro servizio. In alcuni casi, un imprenditore può anche assumere un assistente virtuale per un determinato numero di ore. Funziona particolarmente bene quando hai bisogno di un assistente in giro anche dopo che i tempi di lavoro sono ufficialmente terminati. La parte migliore è anche che puoi personalizzare il tuo saluto al tuo cliente poiché desideri mantenere la voce del marchio.
Fornisci i dettagli dei chiamanti
Poiché i ricevimenti virtuali sono in realtà persone stesse e non bot o registrazioni vocali, sono più che in grado di fornire ai clienti tutte le informazioni necessarie sulla tua attività. La maggior parte delle persone che chiamano hanno domande simili, come gli orari di apertura, l'elenco dei prodotti o dei servizi offerti dalla tua azienda, la disponibilità del personale o del prodotto o le indicazioni per raggiungere il posto di lavoro. Quindi l'assistente virtuale sarebbe pre-addestrato e seguirà uno script che fornisci e risponderà a tutte queste domande che la maggior parte dei clienti ha. La maggior parte delle agenzie di accoglienza virtuali ti farà idealmente le domande più frequenti dei tuoi clienti e otterrà le risposte in modo che siano meglio preparati a guidarli.
Trasferimento chiamate
La ricezione telefonica virtuale può anche trasferire le chiamate da un reparto all'altro. Esatto: quando un cliente desidera parlare con una persona o un reparto specifico, l'addetto alla reception virtuale può collegare le chiamate ovunque debbano andare. Se necessario, possono anche informare in anticipo la persona in questione su ciò che il cliente sta cercando di chiedere da loro. Ad esempio, supponiamo che un cliente chiami per chiedere di parlare con una persona del reparto vendite in merito alla disponibilità di un particolare prodotto. In tal caso, l'assistente virtuale può dire al dipendente ciò che il cliente sta cercando prima di collegargli la chiamata. Ciò garantisce una comunicazione più fluida e un passaggio di consegne senza stress in modo da poter fornire una migliore esperienza di servizio clienti ai tuoi clienti.
Invia o ricevi e-mail e messaggi
Come abbiamo già accennato in precedenza, gli assistenti virtuali sono anche in grado di guidare i tuoi clienti tramite e-mail e SMS. Ma tieni presente che non tutte le agenzie offrono questo servizio. Quelli che lo fanno, tuttavia, si assicureranno di rispondere alle richieste dei clienti che arrivano tramite e-mail e messaggi. Possono anche inviare comunicazioni in uscita per quando devi riprogrammare un appuntamento con il tuo cliente o anche se hai un aggiornamento particolare da condividere con loro su un servizio o prodotto. Poiché la comunicazione tramite testo sta diventando più popolare in questi giorni in quanto sono più efficienti, puoi optare per un'agenzia di assistenti virtuali che offre questo servizio.
Gestisci prenotazioni e prenotazioni
Infine, gli assistenti virtuali possono anche gestire le prenotazioni e le prenotazioni. Quindi, quando qualcuno ha bisogno di prenotare un appuntamento per un servizio o prenotare un posto o un posto in un ristorante, può farlo senza esitazione. Gli assistenti virtuali possono anche aiutarti a gestire il tuo calendario e possono accogliere i clienti guardando gli slot disponibili con determinati dipendenti. Dal momento che lavorano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, non devi preoccuparti di perdere il tuo cliente che desidera effettuare una prenotazione al di fuori dell'orario di ufficio. Oltre ai vantaggi sopra menzionati, i receptionist virtuali possono anche fornire un servizio bilingue e utilizzare anche il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per garantire che l'interazione con il cliente venga registrata in modo da sapere che le conversazioni sono autentiche e conformi allo standard.
Gestisci la tua reception con receptionist virtuale
Con l'aiuto di un receptionist virtuale, puoi gestire la tua attività in modo più efficace. Oltre al fatto che una persona reale si occupa delle domande, non devi nemmeno pensare all'onboarding perché ha già familiarità con il servizio clienti, gli strumenti CRM, i programmi di pianificazione, il trasferimento delle chiamate, ecc. Puoi anche assicurarti che il servizio di qualità sia al top -tacca ascoltando le chiamate registrate dopo. Ci auguriamo che con questa guida dettagliata ora sappiate perché assumere un receptionist virtuale può essere fruttuoso per la vostra azienda, grande o piccola che sia.
Da Maciej Korzeniowski via 30 Dic 2022
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