빡빡한 일정으로 운영되는 여러 비즈니스가 있습니다. 그들은 전화를 통해 고객에게 응대할 시간이 거의 또는 전혀 없을 수 있으며 그것도 24시간 내내 가능합니다. 그러나 이미 알고 계시겠지만 고객 만족은 비즈니스를 유지하기 위한 최우선 순위입니다. 고객이 참석하지 않거나 회사에 대해 필요한 사항에 대한 답변을 얻지 못하면 고객을 잃을 수도 있습니다. 따라서 비즈니스를 원활하게 운영하기 위해서는 이들에 주의를 기울여야 합니다. 곤경에 처해 있고 바쁜 일정을 관리하면서 어떻게 고객을 응대할 수 있는지 궁금하다면 마침내 해답을 찾을 수 있습니다. 전화/이메일 쪽에서 클라이언트 서비스를 처리할 가상 전화 접수원만 있으면 시간을 다른 작업에 사용할 수 있습니다.
가상 리셉셔니스트는 간단히 말해서 사무실 내 리셉셔니스트와 동일한 업무를 수행하는 B2B 서비스입니다. 유일한 차이점은 개인을 접수 담당자로 직접 지정하지 않는다는 것입니다. 그들은 통화에 참석하고, 이메일을 통해 고객과 채팅하고, 심지어 웹사이트에서 실시간 채팅을 할 때 비즈니스의 연장선 역할을 합니다. 그들은 또한 사무실 접수원을 고용하는 것보다 비교적 저렴하고, 대부분이 이미 필요한 기술과 경험을 가지고 있기 때문에 처음부터 훈련을 받을 필요가 없습니다.
가상 접수원이 당신을 위해 할 수 있는 5가지?
가상 접수원의 기능이 있습니다. 그 중 일부는 다음과 같습니다.
고객을 위해 연중무휴 24시간 전화 응답
아마도 가상 안내원을 고용하는 가장 큰 장점은 고객을 응대하지 않는 사람에 대해 걱정할 필요가 없다는 것입니다. 그들과 함께라면 누군가가 귀하의 비즈니스에 대해 가질 수 있는 질문에 항상 응답하고 있음을 확신할 수 있습니다. 사내 안내원이 건강상의 이유, 휴가 등으로 인해 휴가를 내는 동안 가상 조수를 고용하면 누군가가 연중무휴로 귀하의 비즈니스를 대표하거나 출퇴근 시간을 정할 수 있습니다. 또한 정전이나 자연 재해와 같은 문제에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이들 중 어느 것도 귀하에게 서비스를 아웃소싱한 대형 가상 접수 대행사에 영향을 미치지 않기 때문입니다. 경우에 따라 비즈니스 소유자는 특정 시간 동안 가상 도우미를 고용할 수도 있습니다. 이것은 근무 시간이 공식적으로 끝난 후에도 주변에 비서가 필요할 때 특히 효과적입니다. 가장 좋은 점은 브랜드 보이스를 유지하기 위해 고객에게 인사말을 맞춤화할 수 있다는 것입니다.
발신자 세부 정보 제공
가상 리셉션은 실제로 봇이나 음성 녹음이 아닌 사람 자체이기 때문에 비즈니스에 필요한 모든 정보를 고객에게 제공할 수 있습니다. 전화를 건 대부분의 사람들은 운영 시간, 회사에서 제공하는 제품 또는 서비스 목록, 직원 또는 제품의 가용성 또는 직장으로 가는 길과 같은 유사한 질문을 합니다. 따라서 가상 조수는 사전 교육을 받고 귀하가 제공하는 스크립트를 따르고 대부분의 클라이언트가 가지고 있는 이러한 모든 쿼리에 응답합니다. 대부분의 가상 리셉션 에이전시는 고객이 가장 자주 묻는 질문을 이상적으로 물어보고 더 잘 안내할 수 있도록 답변을 얻을 것입니다.
통화 전환
가상 전화 수신은 한 부서에서 다른 부서로 통화를 전송할 수도 있습니다. 맞습니다. 클라이언트가 특정 사람이나 부서와 대화를 원할 때 가상 안내원이 필요한 곳으로 전화를 연결할 수 있습니다. 필요한 경우 고객이 찾고자 하는 것이 무엇인지 미리 문제의 특정 사람에게 브리핑할 수도 있습니다. 예를 들어 고객이 전화를 걸어 특정 제품의 가용성에 대해 영업 부서 직원과 통화를 요청한다고 가정합니다. 이 경우 가상 비서는 직원에게 통화를 연결하기 전에 클라이언트가 찾고 있는 것이 무엇인지 직원에게 알릴 수 있습니다. 이를 통해 보다 원활한 커뮤니케이션과 스트레스 없는 핸드오프를 보장하여 고객에게 더 나은 고객 서비스 경험을 제공할 수 있습니다.
이메일 및 문자 보내기 또는 받기
위에서 이미 언급했듯이 가상 비서는 이메일과 텍스트를 통해 고객을 안내할 수도 있습니다. 그러나 모든 기관이 이 서비스를 제공하는 것은 아닙니다. 그러나 그렇게 하는 사람들은 이메일과 문자를 통해 오는 고객 문의에 응답할 것입니다. 또한 클라이언트와의 약속 일정을 변경해야 하거나 서비스나 제품에 대해 공유할 특정 업데이트가 있는 경우에도 아웃바운드 커뮤니케이션을 보낼 수 있습니다. 요즘에는 문자를 통한 커뮤니케이션이 더 효율적이어서 대중화되고 있기 때문에 이 서비스를 제공하는 가상 비서 에이전시를 선택할 수 있습니다.
예약 및 예약 관리
마지막으로 가상 비서는 예약 및 예약을 관리할 수도 있습니다. 따라서 누군가가 서비스 약속을 예약하거나 레스토랑의 장소나 좌석을 예약해야 할 때 주저 없이 그렇게 할 수 있습니다. 가상 도우미는 일정 관리를 돕고 특정 직원과 함께 사용 가능한 슬롯을 확인하여 클라이언트를 수용할 수 있습니다. 24시간 연중무휴로 운영되기 때문에 업무 시간 외에 예약을 원하는 고객을 놓칠 염려도 없습니다. 위에서 언급한 이점 외에도 가상 안내원은 이중 언어 서비스를 제공하고 고객 관계 관리(CRM) 소프트웨어를 사용하여 고객 상호 작용이 기록되도록 하여 대화가 진솔하고 표준에 부합함을 알 수 있도록 합니다.
가상 접수원으로 리셉션 관리
가상 안내원의 도움으로 비즈니스를 보다 효과적으로 운영할 수 있습니다. 실제 사람이 질문에 참석한다는 사실 외에도 고객 서비스, CRM 도구, 일정 프로그램, 통화 전송 등에 이미 익숙하기 때문에 온보딩에 대해 생각할 필요가 없습니다. 또한 품질 서비스가 최고임을 확인할 수 있습니다. -후 녹음된 통화를 들으면서 노치. 이 자세한 가이드를 통해 가상 접수원을 고용하는 것이 크든 작든 귀하의 비즈니스에 유익한 이유를 이제 알게 되셨기를 바랍니다.
