Co to jest wirtualny recepcjonista i dlaczego go potrzebujesz?
30 Gru 2022
Co to jest wirtualny recepcjonista i dlaczego go potrzebujesz?
Istnieje kilka firm, które działają według napiętego harmonogramu. Mogą mieć niewiele lub wcale czasu, aby obsłużyć swoich klientów przez telefon, i to również przez całą dobę. Jednak, jak być może już wiesz, satysfakcja klienta jest najwyższym priorytetem, jeśli chcesz, aby Twoja firma działała. Możesz także stracić klienta, jeśli nie zostanie on obsłużony lub nie uzyska odpowiedzi na pytania dotyczące Twojej firmy. Musisz więc o nie zadbać, aby Twoja firma działała płynnie. Jeśli masz problem i zastanawiasz się, jak obsłużyć klientów, jednocześnie zarządzając napiętym harmonogramem, w końcu mamy odpowiedź. Wystarczy wirtualna recepcjonistka telefoniczna do obsługi klienta po stronie telefonicznej/e-mailowej, dzięki czemu możesz wykorzystać swój czas na inne zadania.
Mówiąc najprościej, wirtualny recepcjonista to usługa B2B, która wykonuje tę samą pracę, co recepcjonista w biurze. Jedyna różnica polega na tym, że nie wyznaczasz bezpośrednio danej osoby na recepcjonistę. Działają jako rozszerzenie Twojej firmy, ponieważ uczestniczą w rozmowach telefonicznych, rozmawiają z klientami przez e-mail, a nawet prowadzą czaty na żywo w witrynie. Są również stosunkowo tańsze niż zatrudnienie recepcjonistki w biurze, a także nie trzeba ich szkolić od podstaw, ponieważ większość z nich ma już wymagane umiejętności i doświadczenie.
5 rzeczy, które może dla Ciebie zrobić wirtualna recepcjonistka?
Istnieją funkcje wirtualnej recepcjonistki. Niektóre z nich są wymienione poniżej:
Odbieraj telefony 24/7 dla swoich klientów
Prawdopodobnie największą zaletą zatrudnienia wirtualnej recepcjonistki jest to, że nigdy nie musisz się martwić, że ktoś nie zajmie się Twoimi klientami. Dzięki nim możesz mieć pewność, że ktoś zawsze pracuje przez całą dobę, odpowiadając na wszelkie pytania dotyczące Twojej firmy. Podczas gdy recepcjonista wewnętrzny bierze wolne z pracy z powodów zdrowotnych, wakacji itp., zatrudnienie wirtualnego asystenta oznacza, że ktoś może reprezentować Twoją firmę 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu lub rejestrować godziny wejścia i wyjścia. Nie musisz też martwić się o problemy, takie jak przerwy w dostawie prądu lub klęski żywiołowe, ponieważ żadne z nich nie wpłynie na duże wirtualne agencje recepcyjne, które zleciły Ci swoje usługi. W niektórych przypadkach właściciel firmy może również zatrudnić wirtualnego asystenta na określoną liczbę godzin. Działa to szczególnie dobrze, gdy potrzebujesz asystenta, aby był w pobliżu, nawet po oficjalnym zakończeniu czasu pracy. Najlepsze jest również to, że możesz dostosować powitanie do klienta, aby zachować głos marki.
Podaj szczegóły dzwoniącego
Ponieważ wirtualne recepcje to w rzeczywistości sami ludzie, a nie boty czy nagrania głosowe, są one więcej niż w stanie przekazać klientom wszystkie niezbędne informacje o Twojej firmie. Większość dzwoniących ma podobne pytania, takie jak godziny pracy, lista produktów lub usług oferowanych przez Twoją firmę, dostępność personelu lub produktu czy dojazd do miejsca pracy. Wirtualny asystent byłby więc wstępnie przeszkolony i postępował zgodnie ze skryptem, który dostarczysz, i odpowiadał na wszystkie pytania, które ma większość klientów. Większość wirtualnych agencji recepcyjnych będzie idealnie zadawać najczęściej zadawane pytania przez klientów i uzyskiwać odpowiedzi, aby lepiej przygotować się do prowadzenia ich.
Przenieś połączenia
Wirtualny odbiór telefoniczny może również przenosić rozmowy z jednego działu do drugiego. Zgadza się – kiedy klient chce porozmawiać z konkretną osobą lub działem, wirtualna recepcjonistka może łączyć połączenia z dowolnym miejscem, do którego chce się udać. W razie potrzeby mogą również wcześniej poinformować daną osobę, czego klient od niej oczekuje. Załóżmy na przykład, że dzwoni klient i prosi o rozmowę z osobą z działu sprzedaży w sprawie dostępności określonego produktu. W takim przypadku wirtualny asystent może powiedzieć pracownikowi, czego szuka klient, zanim połączy się z nim połączenie. Zapewnia to płynniejszą komunikację i bezstresowe przekazanie, dzięki czemu możesz zapewnić lepszą obsługę klienta dla swoich klientów.
Wysyłaj lub odbieraj e-maile i SMS-y
Jak już wspomnieliśmy powyżej, wirtualni asystenci są również w stanie prowadzić Twoich klientów przez e-mail i SMS-y. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie agencje oferują tę usługę. Ci, którzy to zrobią, zapewnią jednak, że odpowiedzą na zapytania klientów, które przychodzą za pośrednictwem e-maili i SMS-ów. Mogą również wysyłać wiadomości wychodzące, gdy trzeba przełożyć spotkanie z klientem, a nawet jeśli masz do przekazania im konkretną aktualizację dotyczącą usługi lub produktu. Ponieważ komunikacja tekstowa staje się obecnie coraz bardziej popularna, ponieważ jest bardziej wydajna, możesz zdecydować się na agencję wirtualnego asystenta, która oferuje tę usługę.
Zarządzaj rezerwacjami i rezerwacjami
Wreszcie, wirtualni asystenci mogą również zarządzać rezerwacjami i rezerwacjami. Kiedy więc ktoś potrzebuje umówić się na usługę lub zarezerwować miejsce czy miejsce w restauracji, może to zrobić bez wahania. Wirtualni asystenci mogą również pomóc w zarządzaniu Twoim kalendarzem i mogą obsługiwać klientów, przeglądając dostępne miejsca u określonych pracowników. Ponieważ pracują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, nie musisz się też stresować utratą klienta, który chce dokonać rezerwacji poza godzinami pracy biura. Oprócz wyżej wymienionych zalet, wirtualni recepcjoniści mogą również świadczyć usługi dwujęzyczne, a także korzystać z oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby zapewnić rejestrowanie interakcji z klientami, dzięki czemu masz pewność, że rozmowy są autentyczne i zgodne ze standardami.
Zarządzaj swoją recepcją za pomocą wirtualnej recepcjonistki
Z pomocą wirtualnej recepcjonistki możesz efektywniej prowadzić swój biznes. Oprócz tego, że konkretna osoba odpowiada na zapytania, nie musisz też myśleć o onboardingu, ponieważ jest ona już zaznajomiona z obsługą klienta, narzędziami CRM, programami do planowania, przekierowywaniem rozmów itp. Możesz także zapewnić najwyższą jakość obsługi -notch, słuchając nagranych rozmów po. Mamy nadzieję, że dzięki temu szczegółowemu przewodnikowi wiesz już, dlaczego zatrudnienie wirtualnej recepcjonistki może być owocne dla Twojej firmy, dużej lub małej.
Przez Maciej Korzeniowski w 30 Gru 2022
Co to jest wirtualny recepcjonista i dlaczego go potrzebujesz?
Chcesz poprawić swoje wrażenia z jazdy? Sprawdź nasz artykuł na temat „ Najlepszych aplikacji dla właścicieli samochodów ”. Odkryj innowacyjne aplikacje, które zapewniają aktualne informacje o ruchu drogowym w czasie rzeczywistym, pomagają znaleźć najtańsze ceny benzyny, śledzić wydatki na pojazdy i nie tylko.
Odkryj najpopularniejsze aplikacje do przesyłania pieniędzy na telefon z tego obszernego artykułu. Niezależnie od tego, czy chcesz wysłać pieniądze znajomemu, czy zapłacić rachunki, te aplikacje zapewniają wygodę i bezpieczeństwo na wyciągnięcie ręki. Ulepsz swoje doświadczenie w zakresie przelewów pieniężnych dzięki najlepszym dostępnym aplikacjom.
Szukasz oszczędności podczas zakupów? Nie szukaj dalej niż aplikacje kuponowe na Twój telefon! W tym artykule omawiamy najlepsze dostępne aplikacje z kuponami i podkreślamy ich zalety.
